Dikkat: Yazılı İletişim Şeklimiz Bizi Anlatır

Yazılı (veya dijital) iletişim şeklimiz iş yapış şeklimizi, sorumlulukları ele alışımızı, uzun vadeli başarı potansiyelimizi ve profesyonelliğimizi anlatan birçok ipucu barındırıyor.

Özellikle iş hayatındaki yazılı iletişimimiz yapılan işin başarısını doğrudan etkileyebilir; çünkü yazılı iletişim, algıları çok ciddi oranda şekillendirme gücüne sahip.

Yazılı iletişimden kastım sadece imla hataları, seçilen yazı fontu ve karakter boyutu değil, verilmek istenen mesajın / bilginin belli bir düzen içerisinde verilip verilmediği de aynı zamanda…

İş hayatında öyle e-postalar ile karşılaşıyorum ki; giriş ve kapanış cümlelerinden yoksun olmak dışında, iki cümleyi birbirinden ayıran nokta, virgül, ünlem gibi noktalama işaretlerini bile barındırmıyor. Doğal olarak, bu kadar amatörce bir iletişim şekline sahip kişilerin ortak yapılacak işlerdeki olası katkısını ciddi anlamda sorgulamaya başlıyor insan. Çünkü söylediğim gibi, yazılı iletişim şeklimiz bizler hakkında çok önemli ipuçları verir.

Profesyonel yazılı iletişim hakkında birkaç ipucu vermek istiyorum:

• Doğrudan konuya girmek yerine karşı tarafa hitabımızı içeren bir karşılama cümlesi ile başlamak önemli.

Merhaba A Takımı,

• Vereceğimiz mesajın uzunluğuna göre ilk başta konuyu özetlemek faydalı olabilir, zira iş dünyasında e-postaları okuma süreleri son derece sınırlı olabiliyor.

10 Ocak tarihinde İstanbul’da gerçekleştirdiğimiz ve  … sektörünün öncü firmalarından X kadar yöneticiyi ağırladığımız Y konulu etkinliğimiz başarıyla tamamlandı. Etkinlik öncesi ve sonrası karşılaştırmasına göre … sektöründe M ürünümüzün kullanım oranı %x artmıştır.  Etkinliğin detaylarını ve diğer sonuçlarını aşağıda bulabilirsiniz:

• Verilmek istenen ana mesajı (konuyu), bölümlere ayırmakta ve madde madde iletmekte fayda var. Mesela bir projenin planlaması ya da sonuçları özetlenecekse çok detayına inmeden temel başlıklar ve eşlik eden rakamlar ile konuyu özetlemek her zaman faydalıdır. SAKIN ama SAKIN okuyucuları detaylara boğmayın. Mesajı basit tutup, detayları merak edenleri uygun kişilere yönlendirebiliriz.

Yer / Zaman / Katılımcı Detayı: …

Etkinlik Ajandası: …

Sonuçlar: (Penetrasyon, gelir, medyaya yansımalar, yorumlar, çıkarılan dersler…)

Proje Ekibi: …

• Konuyu özetleyip gerekli mesajı vererek iletişimi şık bir biçimde sonlandırmak ve mesajı yoruma / aksiyona açık olarak tamamlamak da önemli.

Bu etkinliğin başarısı gösteriyor ki, önümüzdeki çeyrekte de farklı şehirlerde benzer etkinlikleri yapmamız sektörel ilişkileri kuvvetlendirmek adına yararlı olacaktır.  Bu etkinlikte tüm emeği geçenlere bir kez daha teşekkür ederim. Her türlü sorunuz için ekiple iletişime geçebilirsiniz.

Saygılarımla,

• Son olarak (şahsi düşüncem) isminizi kısaltmamanızı öneririm. İmza olarak Cemal ya da Cemal Büyükgökçesu yazmak varken, 4 harf kısaltıp kod adı gibi C yazmayı çok doğru bulmuyorum ben.

IRC, ICQ, MSN gibi dijital sohbet araçlarının getirdiği sıradan iletişim kültürü ile yoğrulmuş nesillerin profesyonel iletişim şekillerini özümsemeleri ve uygulamaları haliyle daha zor oluyor. Ancak  iş iletişiminin sıradan sohbetin ötesinde olduğu gerçeği, bizleri yazılı mesajlarımızı oluştururken bir kez daha düşünmeye sevketmeli.

Yanılıyor muyum?